Aviso de privacidad para proveedores, clientes, contrapartes y clientes potenciales

1. FINALIDAD DEL PRESENTE AVISO DE PRIVACIDAD  

Este aviso de privacidad describe cómo Gunvor Group Ltd y otras empresas en Gunvor Group[1 ] pueden recopilar y utilizar datos personales sobre usted en virtud de su relación laboral con nosotros, de conformidad con la ley de protección de datos aplicable (incluido, entre otros, el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (GDPR de la UE), el GDPR del Reino Unido según lo definido por s.3(10) de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 (GDPR del Reino Unido), o la Ley Federal Suiza de Protección de Datos (FADP). En particular, se aplica a todos los proveedores, clientes, contrapartes y clientes potenciales.

También describe sus derechos en materia de protección de datos, incluido el derecho a oponerse a parte del tratamiento que llevamos a cabo. En la sección "SUS DERECHOS" encontrará más información sobre sus derechos y cómo ejercerlos.

Este aviso puede actualizarse en cualquier momento. No forma parte de ningún contrato.

2. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS  

Cumpliremos la ley de protección de datos. Esto significa que los datos personales que tenemos sobre usted deben ser:

• Utilizados de forma legal, justa y transparente,
• recogidos únicamente para fines válidos que le hayamos explicado claramente y no utilizados de ninguna forma incompatible con dichos fines,
• pertinentes para los fines que le hemos comunicado y limitados únicamente a dichos fines,
• precisos y actualizados,
• conservarse sólo el tiempo necesario para los fines que le hemos indicado, y
• guardados de forma segura.

3. DATOS PERSONALES QUE PODEMOS RECOPILAR SOBRE USTED

Por datos personales, o información personal, se entiende cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Sin embargo, no incluye los datos en los que se ha suprimido la identidad (datos anónimos).

Podemos recopilar y tratar los siguientes datos personales sobre usted:

Categoría	Detalles
Información de identificación	Su nombre, cargo y datos del empleador
Información de contacto	Su dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico
Información financiera	Si es usted empresario individual o sociedad de responsabilidad ilimitada, sus datos personales de pago o sus datos bancarios
Registros de comunicación	El contenido de sus comunicaciones con nosotros (como correos electrónicos, cartas o cualquier otro canal de comunicación utilizado)
Información adicional	Otra información que podamos necesitar para administrar nuestra relación comercial con usted
Preferencias de comunicación	Información sobre si desea o no recibir comunicaciones nuestras
Información sensible o de categoría especial	Información relativa a sus antecedentes penales con el fin de realizar comprobaciones de antecedentes (cuando proceda)
Imágenes de vídeovigilancia	Si visita nuestras instalaciones, podemos recopilar imágenes de usted grabadas por un circuito cerrado de televisión (sólo imágenes, no grabaciones de voz).

En ocasiones, podemos recibir información sobre usted de terceros. En particular:

Terceros	Categoría
Proveedores de comprobación de antecedentes	Información de contacto, información de identificación, información sensible o de categoría especial (antecedentes penales, comprobación de personas políticamente expuestas)
Agencias de crédito	Información de contacto, datos de identificación e información financiera si es usted un empresario individual o una sociedad de responsabilidad ilimitada.
Redes sociales (por ejemplo, LinkedIn)	Información de contacto e identificación
Agencias de prevención del fraude	Información de contacto, información de identificación, información financiera

Cuando sus datos personales sean necesarios para cumplir nuestras obligaciones contractuales o nuestras obligaciones legales y reglamentarias, su suministro es obligatorio: si no se facilitan los datos pertinentes, es posible que no podamos ofrecerle los productos y servicios correspondientes. El resto de la información es opcional.

4. PROPÓSITOS

Podemos tratar sus datos personales para los siguientes fines:

• Para realizar gestiones precontractuales con usted o para cumplir nuestras obligaciones contractuales con usted,
• Para verificar su identidad y llevar a cabo la diligencia debida en relación con nuestra relación comercial,
• Para responder a las comunicaciones suyas o de su empresa con nosotros,
• Para gestionar nuestra relación con usted,
• Facilitar el pago de los servicios prestados,
• Para prevenir, investigar y/o denunciar fraudes, terrorismo, tergiversaciones, incidentes de seguridad o delitos, de conformidad con la legislación aplicable,
• Cumplir con nuestras obligaciones y solicitudes legales y reglamentarias en cualquier parte del mundo, incluida la presentación de informes a organismos reguladores nacionales e internacionales y/o la realización de auditorías por parte de los mismos, y
• Para cumplir órdenes judiciales y ejercer y/o defender nuestros derechos legales.

5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Sólo utilizaremos sus datos personales cuando la ley nos lo permita. Lo más habitual es que utilicemos sus datos personales en las siguientes circunstancias:

• cuando necesitemos celebrar un contrato con usted o ejecutar un contrato que hayamos celebrado con usted[2],
• cuando debamos cumplir con una obligación legal (por ejemplo, para cumplir con las solicitudes realizadas por las autoridades policiales u órdenes judiciales)[3], y
• cuando sea necesario para intereses legítimos perseguidos por nosotros o por un tercero y sus intereses y derechos fundamentales no prevalezcan sobre dichos intereses. (por ejemplo, para controlar el cumplimiento de sus obligaciones; organizar nuestro trabajo; garantizar la calidad de los servicios; control interno; investigaciones internas; seguridad informática; y para proteger a nuestro personal, bienes y derechos).

También podemos utilizar sus datos personales en las siguientes situaciones, que probablemente sean poco frecuentes:

• cuando necesitemos proteger sus intereses vitales (o los de otra persona)[4], y
• cuando sea necesario para el interés público[5].

6. USO DE DATOS SENSIBLES O DE CATEGORÍA ESPECIAL  

Las "categorías especiales" de datos personales especialmente sensibles, como la información sobre sus sanciones penales, requieren mayores niveles de protección. Necesitamos una justificación adicional para tratar este tipo de datos personales. Podemos tratar categorías especiales de datos personales en las siguientes circunstancias:

• en circunstancias limitadas, con su consentimiento explícito por escrito,
• cuando necesitemos cumplir nuestras obligaciones legales (por ejemplo, obligaciones antiblanqueo o antifraude) o ejercer derechos relacionados con nuestra relación, y
• cuando sea necesario en interés público, por ejemplo, para controlar la igualdad de oportunidades.

Con menor frecuencia, podemos tratar este tipo de información cuando sea necesario en relación con reclamaciones legales o cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales (o los de otra persona) y usted no sea capaz de dar su consentimiento, o cuando ya haya hecho pública la información.

7. INTERCAMBIO DE DATOS  

Podemos compartir sus datos con las siguientes categorías de destinatarios:

Categoría del beneficiario	¿Por qué?
Gunvor Group Empresas	Para operar, mejorar y desarrollar nuestros servicios
Terceros proveedores de servicios	Contratamos a otras empresas y personas para que realicen funciones en nuestro nombre. Algunos ejemplos son: Proveedores de servicios informáticosProveedores de servicios en la nube (por ejemplo, Microsoft 365 y Microsoft Azure)Proveedores de verificación de antecedentesProveedores de seguridadProveedores de servicios de archivoProveedores de procesamiento de pagos.
Agencias de referencia de crédito, fuerzas y cuerpos de seguridad, agencias de prevención del fraude y empresas que prestan servicios para el blanqueo de capitales.	Para prevenir, investigar y/o denunciar fraudes, terrorismo, tergiversaciones, incidentes de seguridad o delitos, de conformidad con la legislación aplicable.
Futuros compradores/vendedores	En caso de que la empresa se venda o se integre en otra empresa, sus datos se comunicarán a nuestros asesores y al asesor del posible comprador y se transmitirán a los nuevos propietarios de la empresa.
Empresas designadas por usted	Cumplir sus instrucciones en caso de que nos solicite que compartamos sus datos personales con estas empresas.
Terceros a los que cedamos o notifiquemos cualquiera de nuestros derechos u obligaciones contractuales.	Para los fines establecidos en el contrato pertinente en virtud del cual se novan o ceden nuestros derechos
Cualquier gobierno, agencia reguladora, organismo de ejecución o de intercambio o tribunal cuando estemos obligados a hacerlo por la ley o normativa aplicable o a petición suya.	Atender las solicitudes de estos organismos

8. TRANSFERENCIA A TERCEROS PAÍSES

Las empresas pertenecientes a Gunvor group están repartidas por todo el mundo (véase https:// gunvorgroup.com) y las entidades de Gunvor con sede en la Unión Europea, Suiza[6], Singapur[7] y EE.UU.[8 ] pueden tener acceso a sus datos personales. Nuestros proveedores internos de servicios informáticos están ubicados en Estonia, Turquía, Suiza y EE.UU., aunque los proveedores de servicios externos pueden estar ubicados en otros lugares. 

El Acuerdo de Transferencia de Datos Intragrupo (IDTA) de Guvnor rige el intercambio de datos entre las entidades de Guvnor. Cuando la información se transfiere a terceros fuera del Reino Unido, el EEE o Suiza (según proceda) y cuando se trata de un país que no se considera adecuado en virtud de la legislación del Reino Unido, la UE o Suiza, nos aseguramos de que existan salvaguardias para garantizar un nivel adecuado de protección de sus datos personales.

9. SEGURIDAD DE LOS DATOS  

Hemos adoptado las medidas de seguridad adecuadas para evitar que sus datos personales se pierdan accidentalmente, se utilicen o se acceda a ellos de forma no autorizada, se alteren o se divulguen. Además, limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de acceder a estos datos. Sólo tratarán sus datos personales siguiendo nuestras instrucciones, y están sujetos a un deber de confidencialidad.

10. ALOJAMIENTO DE DATOS

Almacenamos sus datos personales en nuestros centros de datos (que pueden ser puestos a disposición por proveedores de servicios externos, es decir, centros de datos externos) y en servicios específicos en la nube (por ejemplo, Microsoft). Nuestros servidores están ubicados en nuestros centros de Ginebra (Suiza), Houston (EE.UU.) y Singapur. Tomamos todas las medidas adecuadas para garantizar que los datos personales alojados a través de soluciones en la nube se benefician del nivel de protección exigido de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

11. CONSERVACIÓN DE DATOS  

Conservaremos sus datos personales durante un período no superior al necesario para los fines para los que los recopilamos, incluido el cumplimiento de cualquier requisito legal, contable o de elaboración de informes. Algunos de sus datos personales deben conservarse durante toda la duración de la relación contractual y podemos retener algunos datos personales durante más tiempo siempre que sea necesario para la protección de nuestros derechos o el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.

También podemos conservar sus datos personales hasta que expiren las reclamaciones relacionadas con los contratos de clientes pertinentes para proteger nuestros derechos si sus datos personales están relacionados con relaciones o contratos con clientes. Por lo general, el periodo de conservación no supera los diez años.

Cuando recogemos grabaciones de vídeovigilancia, las conservamos durante diez días.

12. SU DERECHO A LA INTIMIDAD

Es importante que los datos personales que tenemos sobre usted sean exactos y estén actualizados. Por favor, manténganos informados si sus datos personales cambian durante su relación laboral con nosotros.

Tienes derecho a:

• Solicitar acceso a sus datos personales (lo que comúnmente se conoce como "solicitud de acceso del interesado"). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que los estamos tratando legalmente.
• Solicitar la corrección de los datos personales que tenemos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier información incompleta o inexacta que tengamos sobre usted.
• Solicitar la supresión de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que borremos o eliminemos sus datos personales cuando no haya ninguna razón válida para que sigamos tratándolos. También tiene derecho a pedirnos que borremos o eliminemos sus datos personales cuando haya ejercido su derecho a oponerse al tratamiento (véase más abajo).
• Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando nos basemos en un interés legítimo (o en los de un tercero) y haya algo en su situación particular que le lleve a oponerse al tratamiento por este motivo.
• Solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo si desea que establezcamos su exactitud o el motivo de su tratamiento.
• Solicitar la transferencia o portabilidad de sus datos personales a otra parte (comúnmente denominado derecho de "portabilidad de datos").
• Presente una denuncia ante el responsable de la protección de datos o la autoridad de control del país en el que resida o, del país de su lugar de trabajo o del país en el que se haya producido la presunta infracción.

Si desea revisar, verificar, corregir o solicitar la supresión de sus datos personales, oponerse al tratamiento de sus datos personales o solicitar que transfiramos una copia de sus datos personales a otra parte, póngase en contacto con [email protected].

No tendrá que pagar ninguna tasa para acceder a sus datos personales (ni para ejercer ninguno de los demás derechos). Sin embargo, podremos cobrarle una tasa razonable si su solicitud de acceso es infundada o excesiva. Alternativamente, podremos negarnos a atender la solicitud en tales circunstancias.

Es posible que necesitemos solicitarle información específica que nos ayude a confirmar su identidad y garantizar su derecho a acceder a la información (o a ejercer cualquiera de sus otros derechos). Se trata de otra medida de seguridad adecuada para garantizar que los datos personales no se revelen a ninguna persona que no tenga derecho a recibirlos.

Estos derechos pueden verse limitados, por ejemplo, si el cumplimiento de su petición revelara datos personales de otra persona, o si nos pide que suprimamos información que estamos obligados por ley o que tenemos intereses legítimos imperiosos para conservar.

13. DERECHO A RETIRAR EL CONSENTIMIENTO  

En las limitadas circunstancias en las que haya dado su consentimiento para la recogida, el tratamiento y la transferencia de sus datos personales para un fin específico, tiene derecho a retirar su consentimiento para ese tratamiento específico en cualquier momento. Para retirar su consentimiento, póngase en contacto con [email protected]. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de procesar su información para el fin o los fines que usted aceptó inicialmente, a menos que tengamos otra base legítima para hacerlo conforme a la ley.

14. CONTACTO

Más arriba hemos explicado quién es el responsable del tratamiento de sus datos personales.

Hemos nombrado a un responsable de la protección de datos (RPD) para supervisar el cumplimiento de este aviso de privacidad.

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso de privacidad o sobre cómo tratamos sus datos personales, póngase en contacto con el RPD en [email protected].

15. CAMBIOS EN ESTE AVISO DE PRIVACIDAD  

Nos reservamos el derecho a actualizar este aviso de privacidad en cualquier momento, y le proporcionaremos un nuevo aviso de privacidad cuando realicemos actualizaciones sustanciales. También podremos notificarle de vez en cuando por otros medios acerca del tratamiento de sus datos personales.

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[1 ] Para más información sobre el nombre legal y los datos de contacto del responsable del tratamiento, consulte el contrato suscrito entre usted y la entidad Gunvor group correspondiente. En ausencia de contrato, el responsable del tratamiento será la empresa Gunvor que emplea al representante de Gunvor con el que usted mantiene correspondencia.

[2] Artículo 6.1.(b) del GDPR

[3] Artículo 6.1.(c) del GDPR

[4] Artículo 6.1.(d) del GDPR

[5] Artículo 6.1.(e) del GDPR

[6] La Comisión Europea y el gobierno del Reino Unido han reconocido que Suiza ofrece un nivel adecuado de protección de los datos personales.

[7 ] Hemos aplicado las cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea y el Gobierno del Reino Unido (según proceda) como salvaguarda para proteger sus derechos y libertades.

[8 ] Hemos aplicado las cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea y el Gobierno del Reino Unido (según proceda) como salvaguarda para proteger sus derechos y libertades.